Oleh: Pratama

Arsiparis, yang secara tradisional dikenal sebagai penjaga dokumen, kini berada di garis depan transformasi digital di sektor publik. Di era Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE), arsip tidak lagi hanya tentang tumpukan kertas, melainkan tentang data strategis yang menjamin akuntabilitas, transparansi, dan keberlanjutan sebuah institusi. Peran Arsiparis modern pun bertransformasi menjadi Manajer Informasi Digital yang menghadapi serangkaian tantangan baru yang menuntut kompetensi dan paradigma kerja yang berbeda.

1. Peran Strategis Arsiparis: Pilar Akuntabilitas

Arsip merupakan bukti otentik atas seluruh kebijakan, kegiatan, dan keputusan vital yang diambil oleh lembaga pemerintah. Pengelolaan arsip yang tertib dan terintegrasi—seperti yang diimplementasikan di Kementerian Agama (Kemenag) yang memiliki jaringan kerja luas—adalah fundamental untuk:

  • Akuntabilitas: Memastikan setiap proses administrasi dapat dipertanggungjawabkan dan ditelusuri riwayatnya.
  • Transparansi: Mendukung keterbukaan informasi publik dan menunjang Good Governance.
  • Dasar Pengambilan Keputusan: Menyediakan data historis yang akurat untuk perumusan kebijakan yang tepat di masa depan.

Namun, mengalihkan fungsi vital ini dari media fisik ke digital bukanlah proses yang mudah, melainkan sebuah lompatan besar.

2. Hambatan Utama dalam Digitalisasi Kearsipan

Transformasi digital menuntut arsiparis untuk menguasai teknologi, sementara instansi dihadapkan pada sejumlah tantangan krusial:

  • Volume dan Kompleksitas Data: Instansi besar seperti Kemenag harus mengatasi jutaan hardcopy yang beragam, mulai dari dokumen keuangan hingga naskah kuno, yang memerlukan strategi migrasi data yang terstruktur dan masif.
  • Infrastruktur dan Keamanan Siber: Digitalisasi membutuhkan investasi besar pada infrastruktur penyimpanan digital yang andal (seperti sistem cloud terpusat) dan sistem keamanan siber yang kuat untuk melindungi arsip elektronik dari ancaman peretasan atau kerusakan data.
  • Legalitas Arsip Elektronik: Arsiparis wajib memastikan bahwa arsip yang didigitalisasi memenuhi standar teknis dan memiliki kekuatan hukum yang sama dengan dokumen aslinya, sebuah aspek yang membutuhkan ketelitian tinggi.
  • Kesenjangan Kompetensi SDM: Tidak semua arsiparis memiliki literasi dan kompetensi digital yang setara. Transisi ini menuntut penguasaan manajemen arsip dinamis elektronik, metadata, dan penggunaan aplikasi kearsipan modern seperti SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi).

3. Dampak Positif: Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik

Meskipun tantangannya besar, keberhasilan digitalisasi arsip memberikan manfaat langsung pada pelayanan publik dan efisiensi birokrasi, yang tercermin pada:

  • Efisiensi Layanan: Akses data yang cepat dan akurat memungkinkan staf menyelesaikan layanan (misalnya, verifikasi dokumen atau informasi perizinan) dalam hitungan waktu yang jauh lebih singkat, meningkatkan kepuasan masyarakat.
  • Transparansi Pelayanan: Pengelolaan arsip secara elektronik memungkinkan masyarakat melacak status pengajuan secara real-time, menekan praktik maladministrasi dan memperkuat integritas.
  • Keberlanjutan Data: Arsip digital, dengan sistem backup yang terjamin, lebih tahan terhadap bencana fisik, sehingga menjamin keutuhan memori institusi dan perlindungan hak-hak sipil warga negara secara berkelanjutan.

4. Peran Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI)

Dalam menghadapi dinamika ini, Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) memegang peran motor penggerak dan wadah profesional yang vital. AAI harus:

  1. Mengembangkan Kompetensi: Secara aktif menyelenggarakan sertifikasi profesional dan pelatihan berbasis teknologi informasi untuk meningkatkan kemampuan arsiparis dalam mengelola arsip digital.
  2. Advokasi Kebijakan: Mendorong pemerintah dan lembaga kearsipan nasional (ANRI) untuk menetapkan standar kearsipan elektronik dan regulasi yang jelas, guna menjamin legalitas arsip digital.
  3. Membangun Jaringan: Menjadi jembatan kolaborasi antara arsiparis, praktisi IT, dan pengambil kebijakan untuk menemukan solusi optimal dalam pengelolaan arsip.

Kesimpulan: Transformasi digital menempatkan Arsiparis pada posisi yang jauh lebih strategis, tidak hanya sebagai administrator, tetapi sebagai arsitek informasi yang menjamin bahwa sejarah, data, dan pertanggungjawaban pemerintah dapat diakses, aman, dan berkelanjutan di tengah laju perkembangan teknologi.